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如何做好招标代理工作

发布日期:2015-10-27 15:41:06 新闻来源:百度 点击:

如何做好招标代理工作
 
   如何做好招标代理工作?这个话题很大,要想说的很清楚,在这有限的时间内很难。现仅针对我在招标代理工作中的一些心得体会,从实际操作的层面,分别对招标准备、招标实施、招标后期这三个阶段,我们招标代理机构要做好哪些工作和注意事项,概括性的说一下。
    一、招标准备
    在代理机构工作的同志们都知道,平时我们最喜欢接到“招标人”的电话了,招标人的讯息一般都会给你带来好运,他们会直接告诉你:“某某项目需要你们公司代理一下。”我们通常情况下,都会很高兴地说声:“感谢信任,我们会竭诚为你服务的!”
    我为什么要说这些呢?只是想告诉大家,当你在接到项目时,不要只顾着高兴了,你要做得更多的是:在第一时间要对对所需招标项目组建代理项目组,明确项目负责人、具体经办人,并责任到人。针对招标的内容,凭借你们的专业知识和工作经验,分析下这个项目的性质,招标的条件、要求和注意事项。你的大脑在最短的时间内,就要勾勒出整个招标过程中:招标单位要提供哪些基础资料和哪些事项是要他们考虑和决策的;我们代理机构对接下来编制招标公告、招标文件、组织开评标中,要做到哪些准备,需要搞清楚哪些内容,哪些内容是你能够落实的,哪些内容是你查阅相关资料能够解决的,哪些内容需要招标单位来落实、决策的,哪些内容需要标前和招标监督、管理单位沟通协调的,并制定好详细的招标实施方案。
    你要把需要落实的事项打印出来,带着问题主动和招标单位及主管单位对接、一一落实。把整个招标流程说清楚,特别是需要多方配合的事项沟通到位,提出切实可行的意见和建议。
    千万不能拿到了项目在家等着招标单位再来联系你,联系到你了还迟迟不去,去了还一问三不知,更谈不上你对招标单位有什么合理化建议了。就是说,你要做到招标前有沟通、有预案,准备工作必须充分。
    二、招标实施
    首先,我们要按照相关法律、法规和招投标管理办法,结合招标项目的性质、特点,对照招标前期准备的基础资料,按照和招标单位、主管单位前期沟通达成的共识,在最短的时间内编制出可行的“招标公告、招标文件”。
    “招标公告、招标文件”的编制,通用部分当然可以借鉴,但是一些专用条款千万不能千篇一律,一定要结合项目的特点,招标要求,属地招投标管理规定进行编制。编制文件时不仅要把招标单位要求的内容体现进去,更要凭借你的专业知识、工作经验,把招标单位未能考虑到的事项,也要充分考虑到位。不能出现前后不一,漏洞百出或者措辞不严,一句话多种理解这些情况。
    招标文件初稿编制出来后,代理项目组内部一定要严格执行编、审制度,至少做到一编一审,项目负责人必须审核。千万不能安排工作经验相对缺乏、业务水平相对较低的人员来编制,编制好了也没经过审核就草草报到招标单位那儿了,结果是错误成篇、漏洞百出。这样的话不仅是对他人不负责任,对自己也不负责任。
    网上发布“招标公告、招标文件”前,我们代理机构一定要按照我们地方招管局(或交易中心)的审核流程、时间节点规定及招标“实施方案”,办理送审、上网发布手续。
    招标文件的澄清、投标疑问的解答,必须按照招标文件的规定,在规定的时间、规定的媒介,用规范性的语言,对所有潜在的投标单位进行公开澄清、解答。杜绝将招标文件澄清、答疑的内容,通过电话、邮件等方式“一对一”进行解答。
    开、评标前,代理项目负责人要把开标过程中代理人员的分工明确,做到开标前组织好、协调好、人员通知到位。开标主持人对招标文件做到充分了解、领会、思路清晰、会议议程严格按照招标文件规定程序进行。开标环节做到“三开”、“三不开”,即准备工作好了开,做不好不开;招标人员到齐了开,到不齐不开;监督人员在场开,不在场不开。开标现场能处理掉的问题,做到当机立断,妥善处理,杜绝标中出乱,标后投诉不断。
    三、招标后期
    在这个环节,据我了解大多数的代理机构平时做的都不是太好,我们一般就是把招标过程的资料,按照要求装订备案存档,中标通知书发了,代理服务费收到了,我们就完事了!
    其实,我们代理机构还要在确定中标单位后、合同签订前,在相关单位的监督下组织甲乙双方约谈,提供合同签订技术咨询、审查义务,并将最终甲乙双方签订的合同,收集备案存档。这一点,我单位之前做了,但是做的不是太好、也不太到位,今后我们也要对这一块落实到位。
    总的来讲:我们代理机构要把招标单位的项目,当做自己家的项目来做,招标人想到的,你要落实好,招标人没想到的,你更要考虑到。要做到腿勤、手勤、嘴勤,还要做到用心、用脑,更要注意工作技巧。我一直坚持这样一个观点:第一次的招标代理机会可能是靠你的社会和人脉关系,得来的;可第二次的招标代理机会就是凭借你的服务质量和服务水平,自己争取的。你不把事情做好,关系再好也是不行的,谁也不会为了“关系”找一个责任心不强、业务水平不高的代理机构来服务的吧?那岂不是自己给自己带麻烦吗?相反,你做好了,你不去找,别人也会主动找你的。